Article mis à jour le 2026-01-06
Vous préparez la vente d’un appartement en propriété par étages (PPE) et souhaitez éviter les retards administratifs. Cette page détaille la checklist des documents obligatoires pour vendre un lot en Suisse romande, ainsi que les pièces recommandées pour rassurer les acheteurs et faciliter le travail du notaire.
La validité de la transaction, la conformité au registre foncier et le respect des normes techniques (OIBT, CECB) sont des éléments déterminants. Une préparation rigoureuse permet de réduire les délais entre l'offre d'achat et la signature.
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Checklist des documents pour la vente en PPE
Ce tableau récapitule les pièces nécessaires pour constituer un dossier de vente complet en 2026.| Document | Niveau d'obligation | Source | Remarques |
|---|---|---|---|
| Acte de vente (forme authentique) | Légal (CO) | Notaire | Conditionne la validité de la vente. |
| Extrait du registre foncier | Indispensable | Registre foncier | Liste les servitudes, gages et mentions légales. |
| Règlement d'administration et d'utilisation (RAU) | Fondamental | Administrateur / RF | Définit les droits et obligations des copropriétaires. |
| Procès-verbaux des dernières assemblées (3 ans) | Usage courant | Administrateur | Permet d'évaluer la gestion et les futurs travaux. |
| Comptes de la PPE et budget prévisionnel | Usage courant | Administrateur | Indispensable pour l'analyse financière par la banque. |
| État du fonds de rénovation | Usage courant | Administrateur | Indique les réserves financières de la copropriété. |
| Contrôle électrique (OIBT) | Légal (selon date) | Électricien agréé | Obligatoire si le dernier contrôle a plus de 5 ans. |
| CECB (Certificat énergétique) | Cantonal (ex: VD) | Expert CECB | Obligatoire pour toute vente dans le canton de Vaud. |
| Assurance bâtiment (ECA) | Cantonal | Assureur cantonal | Attestation de police et volume assuré. |
| Plans de l'appartement et cadastraux | Recommandé | Propriétaire / Commune | Utile pour les demandes de financement. |
Détail des documents obligatoires et techniques
Acte authentique et registre foncier
La vente immobilière en Suisse impose la forme authentique. Le notaire rédige l'acte sur la base des informations officielles. L'extrait du registre foncier permet de vérifier la titularité, les servitudes et les éventuelles charges hypothécaires existantes qui devront être radiées ou reprises.Documents relatifs à la copropriété
L'acheteur devient copropriétaire des parties communes. Il doit donc connaître l'état de la PPE. Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années informent sur les décisions prises, les conflits éventuels et les travaux votés. Les comptes annuels et l'état du fonds de rénovation permettent à la banque de l'acquéreur de valider la viabilité financière de l'objet.Contrôle des installations électriques (OIBT)
Lors d'un transfert de propriété, l'ordonnance sur les installations à basse tension exige un contrôle de sécurité si le dernier contrôle remonte à plus de cinq ans. Le vendeur doit fournir un rapport de sécurité (RS) valide. Si des défauts sont constatés, leur remise en conformité est à la charge du vendeur, sauf accord contraire explicite.Certificat énergétique (CECB)
Le Certificat énergétique cantonal des bâtiments (CECB) est obligatoire dans le canton de Vaud lors d'un transfert de propriété. Il classe le bâtiment de A à G selon son efficacité énergétique. Ce document informe l'acheteur sur la performance thermique de l'enveloppe et des installations techniques.Impôt sur les gains immobiliers
Le notaire se charge généralement de retenir une provision pour l'impôt sur les gains immobiliers afin de garantir le paiement à l'administration fiscale. Le montant dépend de la durée de détention et du bénéfice réalisé.Anticiper pour une signature fluide
Transparence sur les charges et travaux
Fournissez une attestation de l'administrateur confirmant le paiement des charges courantes. Si des travaux importants ont été votés mais non encore facturés, cette information doit être communiquée clairement pour éviter tout litige ultérieur sur la répartition des coûts.Gestion des hypothèques existantes
Si une cédule hypothécaire grève le bien, contactez votre banque pour organiser la résiliation du prêt ou son transfert. Les pénalités de remboursement anticipé doivent être prises en compte dans votre calcul financier net.Vente d'un objet loué
Pour un appartement vendu avec un bail en cours, joignez le contrat de bail, l'état des lieux d'entrée et la preuve du dépôt de garantie. L'acquéreur reprendra le bail aux conditions existantes.Étapes chronologiques de la documentation
- Préparation : Commandez l'extrait du registre foncier et demandez les documents de la PPE à votre administrateur. Planifiez le contrôle OIBT si nécessaire.
- Commercialisation : Intégrez les plans, le règlement PPE et les données financières dans le dossier de vente présenté aux visiteurs.
- Financement acheteur : Transmettez le dossier complet (y compris PV et comptes) à l'acheteur pour sa demande de crédit.
- Notaire : Fournissez l'ensemble des pièces validées au notaire pour la rédaction du projet d'acte.
Questions fréquentes sur les documents de vente
L'extrait du registre des poursuites est-il obligatoire ?
Il n'est pas légalement obligatoire pour transférer la propriété, mais il est souvent demandé par les banques pour vérifier la solvabilité des parties, ou par l'acheteur pour s'assurer de l'absence de procédures en cours.Qui paie le contrôle OIBT ?
Le contrôle est commandé et payé par le vendeur. Si des travaux de remise en conformité sont nécessaires, ils sont usuellement à la charge du vendeur, sauf négociation différente inscrite dans l'acte de vente.Que faire si je ne retrouve pas les plans de l'appartement ?
Vous pouvez demander une copie des plans auprès de l'administrateur de la PPE ou consulter les archives du service technique de votre commune.Le CECB est-il obligatoire à Genève ou Fribourg ?
L'obligation systématique à la vente concerne principalement le canton de Vaud. À Genève ou Fribourg, le CECB n'est pas automatiquement requis pour une vente simple, sauf conditions particulières ou demande de subventions. Vérifiez la législation cantonale en vigueur au moment de la vente.Vendre sereinement demande de la méthode. Leedy vous accompagne pour constituer un dossier solide et vous connecte aux experts romands adaptés à votre projet.
